¿Cómo organizar la agenda de una empresaria?

Actualizado: nov 7

Dime sino te pasa que todo el día está resolviendo pendientes de todos, contestando llamadas, atendiendo cosas urgentes y acabas el día con un hueco en el estómago, porque sientes que no hiciste nada.

He tenido este sentimiento más veces de las que te imaginas y no es nada agradable, además de que produce mucha ansiedad y estrés.

Así que hoy te voy a compartir cuáles son mis actividades clave de la semana para llevar un negocio exitoso y no morir en el intento.


1. Gestión.

Esta es mi primer actividad clave, con ella puedo darle seguimiento a los procesos y revisar que mi equipo tenga los recursos y las estructuras necesarias para darle seguimiento sus actividades.

Si me dices, -Dianita, pero yo no tengo un equipo de trabajo, estoy sólita.-

Déjame contestarte.

La diferencia entre ser emprendedora y empresaria es tu equipo de trabajo.

Aparte, la gestión más difícil, es la que tienes que hacer contigo misma.

¿Por qué?

Cuando inicias un negocio lo primero estás pensando es en ahorrar y te olvidas que el dinero va y viene, pero el tiempo no.

La gestión habla de adquirir herramientas que te ayuden optimizar procesos, como una app para gestionar a tu equipo de trabajo, tu tiempo o comprar un nuevo teléfono para atención a clientes.


Mi agenda no va por horas específicas, en vez de estresarme innecesariamente con 8 horas de actividades imposibles de cumplir, prefiero organizarla por bloques, la gestión ocupa dos horas del domingo y dos horas del martes, con eso garantizo que mi equipo le de seguimiento a los procesos de la semana.

Ya sé que estas pensando ¿gestión en domingo? ¿es en serio?, a lo que te voy a contestar, sí, es en serio, no sabes cuanta paz te va a regalar tomar esas dos horas del domingo, me lo vas a agradecer cuando lo hagas.


2. Ejecución.

Aquí van todas las cosas que sólo puedes hacer tu.

Este espacio es para hacer las cosas que no puedes delegar y ojo tienes que tener mucho cuidado de que no absorba más del 50% de tu tiempo total de trabajo.

En mi caso destino tres horas el martes y tres horas del jueves

¿Por qué lo hago así?

Es muy fácil caer en la trampa y la tentación de las cosas urgentes, si tu haces pasteles o vendes manualidades puedes pasar horas enteras metida en la producción y en realidad eso es sólo una pequeña parte de tu negocio.

Si sólo te dedicas a ejecutar muy pronto vendrán las frases “es que no vendo nada” o “la gente no valora las cosas que hago”.

Esas frases llegan cuando pasas más del 80% del tiempo ejecutando.

Recuerda: No más del 50% de tu tiempo a las tareas de ejecución.


3. Marketing y ventas.


Mucha atención aquí, puse marketing y ventas porque son conceptos y tareas separadas.

El marketing no es publicidad y tampoco ventas, el marketing son todas las relaciones que tiene tu empresa, con su entorno, eso incluye a tus colaboradores, tus proveedores y por supuesto tus clientes.

En este rubro decides los medios de comunicación y el presupuesto que vas ocupar para esa comunicación.

Revisarlo cada semana te va a permitir hacer los ajustes necesarios.

Y con las ventas cuidas el presente y el futuro de tu negocio, en mi agenda hay dos bloques de dos horas uno el martes y el otro el viernes.


4. Estrategia


Pon mucha atención aquí, con la gestión resuelves tus proyectos del presente y con la estrategia haces una proyección de tus proyectos a mediano plazo.

Esto es muy importante porque no siempre quieres estar donde estás hoy.

Tus ventas, tu equipo de trabajo y tu infraestructura necesita crecer.

En mi agenda hay dos bloques de dos horas el lunes y dos horas el viernes.


5. Relaciones públicas y reuniones.

Si tienes un negocio de servicios como el mío, sabes que las reuniones son una parte importante de la percepción de tus servicios.

La realidad es que el día de hoy puedes resolver muchas reuniones a través de las plataformas digitales.

Pero también tienes que reconocer quien es tu cliente y que prefiere, mis clientes del despacho de diseño marketing www.daydeemarketing.com son de la generación X, así que las reuniones digitales no son su cosa favorita.

Entonces destino todo el día miércoles y armo mi ruta para verlos a todos, así optimizo el tiempo y ahorro en gasolina al no tener que moverme de casa todos los días.


6. Formación

Nunca me había sentido tan retada como ahora, soy empresaria, emprendedora, esposa y estudiante.

Ya te contado en las historias de Instagram que estoy haciendo una segunda licenciatura en la UVM, decidí hacerlo porque así puedo adquirir herramientas y conocimientos para ponerlos al servicio de mis clientes.

Si mis clientes crecen, yo crezco.

Si hoy te comparto mis conocimientos y te empodero, juntas vamos a hacer que maravillosas cosas sucedan.

Así que si hoy inviertes tiempo en aprender algo nuevo todos los días, te vas a volver una generadora.

El tiempo que yo designo a mis horas de estudio es sábados y domingos, en esta aún estoy haciendo ajustes por que toma más horas de las asignadas.


7. Hobbies y familia.


Esto es parte de darle un equilibrio a todo tu universo, el tiempo de calidad para ti y los tuyos te ayudará a ser más productiva y sentirte más animada para afrontar los retos de tu negocio.

Yo destino un par de horas el viernes para ver a mi guía espiritual y salir con mi familia o amigos.




Veamos ahora como queda la agenda semanal.


Dejar horas vacías para los imprevistos siempre es una buena idea y una gran manera de mantener tu salud mental, una agenda llena no te vuelve más productiva, es por eso que deje de ponerme citas o actividades por horas.



Es importante que organices las actividades de tus bloques por semana, para eso diseñe esta hoja, en ella separas tus actividades por categorías y lo ideal es que la lleves al menos una semana adelantada.


Aquí esta el enlace para que descargues los archivos y los puedas usar, son gratis y solo tienes que ir al enlace que dejaré abajo.


Empodérate y haz que las cosas sucedan.

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YO HAGO QUE LAS COSAS SUCEDAN

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